La conformité au RGPD avec Excel ou un logiciel Dédié, est-ce vraiment une question ?
Excel peut dépanner pour débuter le RGPD, mais seule une solution logicielle dédiée permet d’assurer une conformité durable, sécurisée et collaborative.
Dans un marché en croissance où l’adoption s’accélère, Excel est le 1er adversaire des éditeurs. Les grandes organisations du secteur public ou privé développement parfois leur propre solution mais Excel et ses acolytes restent le principal défi. Pourquoi ?
De la Paie, à la comptabilité, en passant par le CRM ? l’ennemi juré a toujours été Excel (ou un autre tableur). Simple, facile d’accès, pas cher sont les 3 premiers arguments de surface…
Pour la mise en conformité au RGPD, même combat. Et pourtant, le principe de réalité s’impose à nous (merci Sigmund !). Nous sommes en 2025 et il est temps de mettre au service des DPO et des Directeurs de la conformité des outils efficaces et adapté. Qui sait si l’AI ACT et le « mille-feuille » des conformités ne vont pas accélérer ce mouvement.
Alors, tenté par Excel, nous vous expliquons pourquoi la conformité au RGPD mérite mieux !
EXCEL est un logiciel propriétaire !
Oui, Excel est un logiciel. Plus précisément, Microsoft Excel est un tableur développé par Microsoft.
Il ne s'agit pas d'un logiciel libre. Il est détenu par Microsoft, ce qui signifie que son code source est fermé, et son utilisation est soumise à une licence payante (achat unique ou abonnement Microsoft 365).
Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office (ou Microsoft 365 aujourd’hui). Excel permet de… vous connaissez la suite.
Pas si sûr finalement … Si on consulte « Claude », Excel sert à :
- Créer et gérer des tableaux de données
- Effectuer des calculs à l’aide de formules
- Générer des graphiques
- Analyser des données avec des outils comme les tableaux croisés dynamiques
- Automatiser des tâches avec des macros (VBA)
Il est largement utilisé en entreprise, en comptabilité, en finance, en gestion de projet, en statistiques, et bien d’autres domaines. Un peu complexe non?
Le RGPD est complexe, Excel aussi
Bonne nouvelle, Excel est complexe. Les éditeurs sont donc sauvés. Ce n’est pas aussi évident.
L’impression de maîtrise relative de l’outil, son faible coût d’investissement, ses capacités assez fortes de paramétrage rendent cet outil performant.
Lançons-nous dans une vraie comparaison, pas celle de GPT, pas celle de « GEMINI Cricket » ou celle d’un consultant sympa…
Excel vs un logiciel RGPD dédié, il n’y a pas photo
Conclusion : Excel pour commencer, un logiciel pour durer
Il faut être honnête, Excel est adapté si : vous avez très peu de traitements, pas d’exigence de preuve formelle, et une gestion ponctuelle. Vous voulez encourager votre direction avec du « RGPD light » et utiliser un tableur.
Voici quelques arguments pour vous :
- En clair, la conformité RGPD ne se gère pas durablement sur un tableur
- Dès que l’organisation croît ou que les risques augmentent, un logiciel dédié devient une assurance conformité
- Et puis, Excel est parfois lent pour le traitement en masse des données
- Enfin, les logiciels sont de plus en plus multi-réglementations
Un logiciel RGPD est une solution pérenne
Si l’on résume le tableau de comparaison entre les 2 solutions, un logiciel dédié au RGPD s’inscrit dans le temps. Vous n’êtes pas satisfait, la bascule entre les logiciels est aujourd’hui facilitée par des reprises de données qui sont plus en plus automatisées et en général les contrats ne dépassent pas 3 ans avec un éditeur.
Vous voulez encourager votre direction à passer au bon logiciel dédié à la compliance. Voici quelques arguments pour vous :
- Données centralisées, historisées, sécurisées
- Gain de temps par automatisation
- Réduction des erreurs humaines
- Conformité démontrable à tout moment
- Réduction du risque juridique
- Pilotage clair via tableaux de bord
- Meilleure collaboration (DPO, DSI, métiers)
Il nous reste à mesurer le retour sur investissement de ces logiciels RGPD. Dès à présent, nous basculons un peu plus dans le monde de la communication et du commerce.
Mesurer le ROI d’un logiciel RGPD
Comment puis-je faire pour mesurer l’utilité de mon logiciel ?
Un bon logiciel, ce n’est pas simplement une belle interface ou une technologie à la mode — c’est surtout un outil qui répond efficacement aux besoins réels des utilisateurs. Voici une réponse structurée pour bien cerner ce que cela implique :
Un bon logiciel est utile
- Il répond à un besoin concret de l'utilisateur et il n’est pas là pour faire joli
- Il fait gagner du temps, évite les erreurs, facilite une tâche
- Il s'intègre bien dans les processus métiers existants
Exemple : un CRM qui permet à une équipe commerciale de suivre ses prospects plus facilement qu'avec un tableau Excel. Un outil que recense les violations de données et établi des liens avec les AIPD. La génération automatique des AIPD en lien avec les facteurs de risques (ceux du CEPD ou les vôtres)…
Il est simple à prendre en main et la phase d’onboarding est essentielle
- Interface claire, logique, ergonomie adaptée au métier
- La formation est rapide ou intégrée dans l’expérience utilisateur (UX)
- La mise en œuvre de la solution est inscrite dans un processus clair
Les logiciels sont de plus en plus auto-apprenants : vidéos courtes, e-learning, aides contextuelles, tout est fait pour éviter les longues cessions de formation. Plus votre organisation est importante, plus l’éditeur devra s’adapter à votre organisation. L’humain et les services associés seront l’axe différentiant. Une équipe à vos petits soins garantira la réussite du projet en interne.
Il est fiable et sécurisé
- Peu de bugs, de vraies fonctionnalités et pas des gadgets
- Des développements maitrisés par ses équipes, un hébergement souverain
- Il est indépendant et pas à la merci d’une opération financière (rien n’est écrit, mais…)
- Il est conforme (évident mais…)
Un vaste débat qui devient de plus en plus réel dans le monde actuel. Vos données sont-elles stockées en France, en Europe ou ailleurs ? Quel sont vos SLA « réels » ? A quoi sert réellement l’IA dans un logiciel RGPD ?
Il est évolutif et maintenu
- Il peut être mis à jour facilement (fonctionnalités, sécurité)
- Il évolue avec les besoins des utilisateurs
- Il est soutenu par une équipe réactive (support technique ou communauté active)
En clair, votre logiciel doit changer et le monde actuel pousse à moins de stabilité dans la conceptualisation d’une Road Map logiciel.
Il s’intègre bien à l’écosystème existant
- Ouverts vers d’autres outils (ERP, Connecteurs, API, SSO, ...) et d’intègre à votre Système d’information
- Il s’interface avec les flux de travail existants, sans tout casser
- Il correspond à vos méthodes de travail et à votre secteur
Exemple : Certains secteurs d’activité ont des besoins particuliers. Le monde de la santé, de la recherche, certaines industries ont besoin de plus de process que des entreprises de services. Quelle est votre objectif ? faire du RGPD un atout, ou juste répondre à une réglementation.
Il apporte de la valeur mesurable
- On peut constater des gains de productivité, de qualité, de traçabilité
- Il permet de prendre de meilleures décisions grâce aux données ou à la visualisation
Ce point est difficilement mesurable mais les gains direct peuvent être important :
- Le DPO gagne du temps avec des assistants de saisie ou des outils d’aide à la décision comme sur les violations de données
- Il peut déléguer certaines tâches sur les exercices de droit ou la rédaction des fiches de traitement
- Il répartit la conformité sur l’ensemble de l’organisation pour lisser le travail de mise en conformité
- Il aide les managers à comprendre les enjeux
- Et il permet d’agir plus vite dans l’analyse d’une violations de données
Bref, les axes sont nombreux et le DPO doit savoir où sont les gains. Comme le disent certains marketeux : « no pain, no gain ».
La conclusion est affreuse, moins on parlera du RGPD dans une entreprise, plus il sera considéré comme un problème. En clair, soyez une solution et non un problème.
Une phrase d’un illustre compagnon de route, Alessandro Fiorentino, dit cela : « un DPO ne dit jamais non, il dit comment ». Votre outil doit dire comment j’aide mon DPO. À vous de bien l’interroger !
Alors comment convaincre en interne ?
La satisfaction d’un utilisateur vis-à-vis d’un logiciel dépend souvent de plusieurs leviers et nous y répondons. Alors pourquoi pas nous. Et pour cela, nous apportons une attention particulière à la notion de Buyer Persona.
En clair, cherchons à satisfaire les parties prenantes de votre organisation. Chaque collaborateur a des besoins propres et il faut les satisfaire indépendamment les uns des autres.
Quelques exemples :
- Un DSI sera très sensible à Sécurité + Argent + Intégration
- Un utilisateur terrain sera plus concerné par Confort + Sympathie
- Un décideur stratégique aimera Orgueil + Nouveauté + ROI
Voici une fiche SONCASE complète et structurée pour un logiciel de gestion de conformité RGPD, conçue pour aider à la promotion interne d’une solution. Soyez un bon vendeur de votre projet !
Une chose est certaine, le RGPD mérite un logiciel dédié :
- Si vous n’avez pas pris le bon logiciel, n’hésitez pas à changer
- Si votre logiciel vous fait gagner du temps, élargissez votre terrain de jeu (AI Act, NIS 2,…)
Et oui, un logiciel RGPD peut-être un bon et bel ami.
