Conformité IA et RGPD en santé : le retour d'expérience d'Artic avec Adequacy

Dans le cadre de leurs activités en recherche clinique, les professionnels de santé font face à une réglementation complexe. Calixte Descamps, Privacy Officer certifiée DPO AFNOR chez Adequacy, a interrogé Eve Lepicard (Directrice scientifique) et Sophie Malabous (Responsable administratif et financier) de l'association Artic sur leur usage du logiciel.

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Fondée par le Pr Stéphane Oudard de l’Hôpital européen Georges Pompidou, l’association ARTIC soutient la recherche clinique innovante tout en offrant un accompagnement humain et pluridisciplinaire avant, pendant et après le cancer. Grâce à une équipe de thérapeutes engagés dans la proximité, elle met l’expertise de l'homme au service de l'homme afin que nul ne reste ignorant face à la maladie.

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Un logiciel de mise en conformité ergonomique et pédagogique

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Si vous deviez résumer le logiciel Adequacy en trois mots, lesquels choisiriez-vous ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

‍Le logiciel est avant tout ergonomique, orienté utilisateur et particulièrement pédagogique.

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En quoi l’outil vous aide-t-il à structurer et maintenir votre registre des traitements ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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Adequacy nous permet de créer rapidement des fiches de traitement en capitalisant sur l’existant.

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Structurer le registre des traitements grâce au mode guidé

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Comment le mode guidé et accompagné vous épaule-t-il dans le suivi des traitements ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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Chez Artic, le RGPD n’est pas un domaine de connaissance, pouvoir passer le registre de traitement en mode accompagné permet à des opérationnels de pouvoir compléter et maintenir les informations

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La baguette magique nous aide à comprendre ce qui est attendu dans le cadre de cette règlementation qui n’est pas initialement la nôtre. Les explications sont claires et univoques.

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En quoi les assistants et le registre connecté facilitent-ils votre usage ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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‍L'assistant à la saisie est un véritable atout pour sécuriser la collecte des informations techniques.

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L'impact du mécénat de compétence et du réseau de partenaires Adequacy

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Avez-vous bénéficié du réseau de partenaires d’Adequacy ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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‍Oui, notamment pour entrer en relation avec des DPO externes et des avocats spécialisés. Il est très intéressant de pouvoir échanger avec notre éditeur de logiciel pour identifier l’accompagnement le plus adapté à notre situation spécifique.

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Le mécénat de compétence proposé par Adequacy a-t-il répondu à vos besoins ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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Le mécénat de compétence proposé par Adequacy a très largement dépassé nos attentes. Nous nous attendions à une simple prise en main du logiciel Adequacy. Nous avons en réalité bénéficié d’un accompagnement à forte valeur ajoutée. Grâce à une série d’ateliers particulièrement bien conçus, Calixte Descamps nous a d’abord sensibilisés à la logique du RGPD pour ensuite la traduire en délivrables opérationnels concrets, avec la création de notre registre des traitements et de fiches type.

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Grâce à des rappels réglementaires ciblés, des exemples concrets issus du terrain et une prise en compte des spécificités de notre activité en recherche clinique, Calixte nous a permis de nous approprier efficacement la solution Adequacy, parfaitement adaptée à la taille de notre équipe et aux besoins d’agilité de notre association.

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Comment qualifieriez-vous globalement l’accompagnement offert ?

Eve Lepicard et Sophie Malabous :

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L’accompagnement d’Adequacy se distingue par sa qualité, sa clarté et son orientation résolument opérationnelle.

Il nous a permis de nous mettre en conformité avec un outil simple, incluant de nombreuses ressources pédagogiques et des aides à la saisie particulièrement utiles pour décrypter le vocabulaire du RGPD et comprendre les attendus en terme opérationnels. Cette approche facilite grandement l’appropriation des exigences réglementaires par des équipes non spécialisées.

La possibilité de faire une fiche de traitement type adaptables à chaque étude permet un réel gain de temps dans nos processus.

L’attribution des tâches et de dialoguer entre les membres de l’équipe à travers l’outil est également un véritable atout.

Enfin, l’accessibilité en ligne simplifie aussi son utilisation, parfaitement adaptée à nos études collaboratives et multicentriques.

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FAQ : Tout savoir sur le pilotage de la conformité IA et santé

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Pourquoi utiliser un logiciel de mise en conformité pour le RGPD et l'IA Act ?

‍Un logiciel dédié permet de centraliser la documentation technique, d'automatiser la création du registre des traitements et de guider les équipes non expertes via des assistants intelligents.

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Comment gérer le registre des traitements en recherche clinique ?

‍La solution consiste à utiliser des fiches types adaptables pour chaque étude, permettant de gagner du temps tout en respectant les exigences de l'IA Act et du RGPD.

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Quels sont les avantages d'un mode guidé pour un DPO ou un RSSI ?

‍Le mode guidé permet de déléguer la saisie aux opérationnels tout en garantissant la qualité des données grâce à des explications pédagogiques et des contrôles de cohérence.

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