DPO du Groupe Dassault Aviation : le retour d'expérience de Philippe Ebert sur Adequacy
DPO du Groupe Dassault Aviation, Philippe Ebert est passé d'un registre RGPD géré sous Excel à une solution industrielle capable de coordonner une trentaine de correspondants, y compris ses filiales et bureaux à l'étranger. Il partage son retour d'expérience avec Adequacy : gain d'auditabilité, registre de meilleure qualité grâce au mode guidé et aux contrôles de cohérence, traçabilité des modifications utile en cas de contrôle de la CNIL, et politique de transparence renforcée vis-à-vis des salariés. Il livre aussi sa vision du DPO de demain, appelé à capitaliser sur son réseau de correspondants pour aborder l'IA Act et le Data Act.
Dans quel contexte avez-vous choisi un logiciel RGPD comme Adequacy ?
Avec l’entrée en vigueur du RGPD, nous avons mis en place un réseau de correspondants afin de structurer et de compléter notre registre. Le contexte nous a fait privilégier un outil maîtrisé par tous et qui nous semblait répondre à la demande : excel.
Puis la mise en pratique nous a rapidement fait prendre conscience que pour coordonner un réseau d’une trentaine de correspondants, les tableaux excel n’étaient plus adaptés.
Lorsque nous avons été mûrs pour adopter une solution plus industrielle, nous nous sommes rapprochés de l’AFCDP et avons ainsi rencontré différents éditeurs de logiciels RGPD, dont Adequacy.
Notre choix s’est porté sur Adequacy, avant tout pour sa simplicité d’utilisation. Le fait qu’il soit édité par une Société française – critère très important à nos yeux – dont le patron Christian des Lauriers nous a reçus non pas comme un client mais comme un partenaire, a également joué un rôle important dans notre décision.
Notre première prise de contact s’est faite fin 2022 et nous avons commencé à déployer la solution dès mi 2023. La solution est facile à prendre en main, y compris pour des utilisateurs qui ne sont pas informaticiens. L’aide en ligne, très bien faite, nous facilite grandement la tâche.
Qu'est-ce qu'Adequacy a changé dans votre gestion du RGPD ?
Le fait de pouvoir intégrer nos filiales et bureaux à l’étranger nous permet d’avoir le contrôle sur l’ensemble de nos traitements et une visibilité d’ensemble de l’ensemble de nos traitements. Grâce à Adequacy, nous avons franchi un cap en termes d’auditabilité.
L’outil nous permet également d’avoir un registre de meilleure qualité : grâce au mode guidé du logiciel et aux contrôles intégrés de cohérence et de complétude, les utilisateurs comprennent mieux les enjeux derrière chaque champ à remplir, ce qui nous aide à mieux les compléter.
Je retiens aussi la traçabilité de nos modifications rendue possible par l’outil, ce qui peut s’avérer très utile en cas de contrôle de la Cnil.
Enfin, l’outil nous a accompagnés dans notre volonté et politique de transparence. Il nous a permis de rendre facilement disponible à nos salariés l’ensemble des traitements et finalités RH les concernant, avec un niveau de détail supérieur à ce que demande la législation et une capacité de communiquer les mises à jour de façon quasiment immédiate.
De la recherche initiale d’un outil simple, nous travaillons aujourd’hui avec un outil extrêmement complet qui répond bien au-delà des besoins que nous avions exprimés initialement, sans pour autant être devenu une usine à gaz !
Quels sont les points forts de l'équipe Adequacy ?
Adaptabilité et efficacité sont pour moi les deux points forts de l’équipe Adequacy, qui connait très bien son produit et est à l’écoute permanente de ses clients.
Les équipes sont agiles, l’outil est flexible et les évolutions demandées sont possibles car tout est développé en interne.
Ils ont une approche client très poussée, une capacité de conseil et d’accompagnement qui en font un véritable partenaire, ce qui rend la relation très confortable et positive.
J’ajouterai que la phase de reprise des données (souvent critique) lorsque nous sommes passés chez eux s’est faite de manière tout à fait optimale : c’était selon moi la première illustration de leur capacité d’adaptation et de leur efficacité !
Quelle est votre vision du DPO de demain face à l'IA Act et au Data Act ?
Au début, le RGPD était considéré comme une règlementation obscure, et la mise en conformité un coût, des contraintes au « business ». Il fallait convaincre de son bien-fondé, faire preuve à la fois de pédagogie et de fermeté pour obtenir l’adhésion, des moyens, le temps disponible des acteurs clé. Les choses ont évolué : le DPO et le réseau de correspondants sont reconnus, appuyés par la Direction Générale, et cette tendance va se renforcer dans les années à venir.
Avec l’arsenal juridique européen qui va entrer prochainement en vigueur (IA Act et Data Act notamment), nous allons pouvoir capitaliser sur le dispositif mis en place pour étendre ses missions : non seulement pour respecter la règlementation mais aussi pour en tirer profit.
Ainsi par exemple, pour un groupe comme le nôtre qui embarque d’une part de l’IOT (et de plus en plus), et qui délivre des avions de plus en plus connectés, le DATA Act nous confèrera des droits vis-à-vis de nos fournisseurs et des obligations vis-à-vis de nos clients. La mise en place d’un réseau de correspondant sur lequel nous pourrons capitaliser est un avantage concurrentiel nous permettant d’exercer nos droits et respecter nos devoirs !
C’est la revanche des DPO : ce métier va devenir de plus en plus indispensable pour permettre aux organisations de comprendre, respecter et tirer parti de ces règlements européens qui encadrent de plus en plus l’utilisation du numérique ; pour en tirer le meilleur !
FAQ - témoignage DPO et logiciel RGPD Dassault Aviation
Pourquoi Dassault Aviation a-t-il abandonné Excel pour gérer son registre RGPD ?
Excel convenait au démarrage, mais s'est révélé inadapté pour coordonner un réseau d'une trentaine de correspondants. Le groupe s'est alors tourné vers une solution plus industrielle et a choisi Adequacy, rencontré via l'AFCDP.
Pourquoi le Groupe Dassault Aviation a-t-il choisi Adequacy?
Pour sa simplicité d'utilisation, le fait qu'il soit édité par une société française – un critère important à leurs yeux – et pour la relation de partenariat instaurée dès les premiers échanges. La solution a été déployée à partir de mi 2023.
Qu'est-ce qu'Adequacy a concrètement apporté à Dassault Aviation ?
L'intégration des filiales et bureaux à l'étranger, un gain d'auditabilité, un registre de meilleure qualité grâce au mode guidé et aux contrôles de cohérence et de complétude, la traçabilité des modifications utile en cas de contrôle de la CNIL, et une politique de transparence renforcée envers les salariés.
En quoi un logiciel RGPD aide-t-il à préparer l'IA Act et le Data Act ?
Le réseau de correspondants mis en place pour le RGPD devient un socle sur lequel capitaliser pour étendre les missions du DPO, respecter les nouveaux règlements européens et en tirer profit, jusqu'à en faire un avantage concurrentiel.
