Juil 15, 2020

Votre solution RGPD devient plus ergonomique et plus collaborative

La nouvelle version d’Adequacy est sortie le 9 juillet. Grâce aux retours de nos clients et à l’investissement de notre équipe, Adequacy v4.6 devient plus ergonomique et plus collaborative. Plus que jamais, Adequacy est la la référence en matière de solution RGPD.

Comme à chaque fois, cette nouvelle version apporte sont lot de nouveautés et d’évolutions. 

Adequacy v4.6, solution RGPD plus ergonomique.

“La même qualité avec moins de clics.” Nous avons pour ambition de libérer le temps des DPO pas de nous l’accaparer. Les développements de la 4.6 liés à l’interface utilisateur poursuivent cet objectif.

Révision du Menu

Qui a dit qu’un menu ne devait être qu’un moyen d’accéder aux fonctionnalités d’une solution ? Avec la 4.6 nous avons revu le menu pour en faire un élément vous permettant de structurer votre démarche de mise en conformité.

Généralisation des assistants de suggestion automatique

Adequacy propose des assistants de suggestion automatique depuis longtemps. Ils rencontrent un réel succès auprès de nos clients. Au cours de ces trois derniers mois, nous avons travaillé à leur amélioration et à leur généralisation à l’ensemble de la solution. Qui a dit amélioration continue ?

Versionning des fiches de traitement

On continue sur le sujet de l’amélioration continue ! 

Beaucoup d’entre vous le savent, et Patrick Tiev l’a lui même répété dans une de ses vidéos : le registre est un outil à usage quotidien. Les modifications que vous y faites sont en effet nombreuses et fréquentes.

Conserver ces différentes versions peut se révéler important. Notamment pour démontrer l’évolution réalisée par l’organisme depuis mai 2018. Aujourd’hui, vous pouvez enregistrer l’ensemble des versions de vos fiches de traitement dans Adequacy.

Mise en place de la confidentialité des traitements

Il n’est pas forcément pertinent que chaque utilisateur puisse avoir accès à l’ensemble des traitements renseignés dans le registre. Un responsable des ressources humaines peut avoir un intérêt limité pour les traitements liés au marketing. 

Depuis la 4.6, le DPO va pouvoir alléger le registre pour ses relais informatiques et libertés en limitant l’accès aux seules fiches de traitements de leurs domaines.

Bonus : Nouveau design des fiches de traitement

C’est bien de faire son registre. C’est même obligatoire. Et si nous transformions cette obligation en avantage ? 

Depuis la 4.6, les fiches de traitement éditées par Adequacy valorisent votre travail auprès de vos partenaires commerciaux.

Adequacy 4.6, solution RGPD plus collaborative.

Comment intégrer Adequacy à l’écosystème des multiples solutions collaboratives qui existent au sein des organisations aujourd’hui ? Le mail, les messageries instantanées, et les fonctionnalités collaboratives propres à certaines solutions rendent parfois le suivi des échanges compliqué.  

La collaboration entre les équipes est nécessaire pour la mise en conformité au RGPD. Sur ce sujet, comme sur les autres, notre souhait est d’imaginer des usages permettant un réel gain d’efficacité pour nos utilisateurs.

Ajout de notifications

Lorsqu’un traitement (ou une Analyse d’Impact relative à la protection des données) est approuvé par le DPO, c’est un grand évènement. Enfin c’était… 

Il est de plus en plus rare que les DPO se déplacent pour annoncer la bonne nouvelle, une bouteille de champagne à la main. Adequacy remplace le champagne (si on peut dire) et permet aux métiers d’être informés dès qu’une fiche de traitement ou une AIPD de leur domaine est validée. 

L’inverse est tout aussi vrai. Les DPO peuvent aujourd’hui notifier aux métiers leurs refus de valider et en motiver les raisons directement dans la solution. 

Changement de statut des fiches de traitement

Jusqu’à présent, le changement de statut des fiches de traitement était automatique sur Adequacy.

Lorsqu’un utilisateur avait rempli l’ensemble des champs d’une fiche de traitement. La solution considérait celle-ci comme terminée. Elle était alors en attente de validation par le DPO. Or, il peut arriver que certaines mesures de sécurité logiques ne soient pas toutes justifiées, ou que certaines justifications doivent être complétées.  

Aujourd’hui, chaque utilisateur peut se positionner sur le statut de sa fiche de traitement pour signaler lorsqu’il considère cette dernière comme terminée. Cela permet de rationaliser la relecture du registre par le DPO et ses équipes et donc, de gagner en efficacité.

 

Envie de voir l’ensemble de la solution et d’identifier comment Adequacy peut vous aider dans vos objectifs RGPD ?

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